内审案例分析五

〖案例030〗在一个物业公司中，发现以下几点:a.工程部的机构设置图已过时；b.管理部使用的服务标准已被撤消5c.采购人员使用的优先供货商名单不是新的。

    案例分析:

这几件事都是文件已经过时还在使用。违反了标准“4.2.3文件控制”的“g)防止作废文件的非预期使用，……。”的规定。

〖案例031〗在绿化保洁部看到两份绿化保洁标准，一份是贴在墙上的，另一份是保洁班长提供的。审核员对照了一下条款，发现两份标准内容不同。班长说，墙上那份是去年贴的，手头这份是今年修订的新标准。

    案例分析:

两份标准只能有一份是有效版本，因此本案违反了标准“4.2.3文件控制”的“g)防止作废文件的非预期使用，……”的规定。

(案例90]

审核员在商场计算机中心查到食品部共有24个柜台，又查到家电部在三楼。而实际上食品部只有7个柜台，家电部在一楼。经理说:“电脑是按原规划输入的，现在布置有了变化。”

案例分析:计算机中存放的是文件，文件应该根据实际情况更新，以确保其适宜性。本案违反了标准“4.2.3文件控制”的“b)必要时对文件进行评审和更新，并再次批准；”的规定。

〖案例032〗某顾客想购买一台电热水器，在商场的一楼服务指南看到家用电器部在四楼。于是赶紧上到四楼，结果发现四楼并没有家电部，而卖的是鞋帽。于是询问售货员家电在哪里买。售货员回答说:“由于近来家电市场不景气，商场已将家电柜台取消了。”顾客听后，很是不满。

    案例分析:《服务指南》已是作废的文件，但仍然没有撤除，造成顾客劳累、浪费时间。本案违反了标准“4.2.3文件控制”的“g)防止作废文件的非预期使用，……”的规定。

(〖案例033〗审核员在质管办发现酒店保存5份与酒店业务有关的标准法规，其中《旅游涉外饭店星级的划分及评定》已是作废的。主任说，他们并不总跟踪标准、法规的更改情况，当有需要时，再找有关部门核实。

    案例分析:本案违反了标准“4.2.3文件控制”的“g)防止作废文件的非预期使用，….”的规定。酒店的文件主管部门应该负责跟踪行业有关的法律法规变化，及时对文件更新。

〖案例034〗在商场计算中心，中心主任兴致勃勃地向审核员介绍商场计算机应用的成绩和自己下一步的打算。主任说:“现在我们已经在商场内部，各楼层之间实现了网络管理，每天销售情况，包括收入、库存等实行了实时监控。这样我们对资金流、物流状况实现了统一管理。”审核员问:“下一步有何打算?”主任:“我们正计划开展网上商务，先开展企业对企业(Bt。B)的交易，实现供货商的招标供货。以后再实现企业对顾客(BtoC)的交易。”审核员:“商场各部门有多少台电脑?”主任:“大概有30多台吧。”审核员:“商场对各部门电脑的统一管理由哪个部门负责?有没有关于全商场电脑使用的统一规定?”主任:“我们只负责对硬件故障的排除，别的不归我们管。我们没有制定商场电脑使用的统一管理规定。”审核员又去向商场办公室主任了解情况，主任说没有把这方面的事情统一管理起来。

    案例分析:对电脑的管理，从硬件来说是对基础设施的管理，从其中的软件来说是对文件的管理。由于电脑的使用与组织的许多重要数据紧密相关，因此组织必须加强对其的统一管理，包括对防病毒、上网、下载文件、外来软件的使用等等。本案违反了标准“4.2.3文件控制”的“质量管理体系所要求的文件应予以控制。”及“6.3基础设施”的“组织应确定、提供并维护为达到产品符合要求所需的基础设施”的规定。